✔ Klarifikasi Fungsi Administrasi G.R. Terry

Untuk memahami lebih jauh wacana fungsi-fungsi administrasi pendidikan, di bawah akan dipaparkan wacana fungsi-fungsi administrasi pendidikan dalam perspektif persekolahan, dengan merujuk kepada anutan G.R. Terry, mencakup : (1) perencanaan (planning); (2) pengorganisasian (organizing); (3) pelaksanaan (actuating) dan (4) pengawasan (controlling).

1. Perencanaan (planning)
Perencanaan tidak lain merupakan aktivitas untuk memutuskan tujuan yang akan dicapai beserta cara-cara untuk mencapai tujuan tersebut. Sebagaimana disampaikan oleh Louise E. Boone dan David L. Kurtz (1984) bahwa: planning may be defined as the proses by which manager set objective, asses the future, and develop course of action designed to accomplish these objective. Sedangkan T. Hani Handoko (1995) mengemukakan bahwa:
Perencanaan (planning) yaitu pemilihan atau penetapan tujuan organisasi dan penentuan strategi, kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metode, sistem, anggaran dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Pembuatan keputusan banyak terlibat dalam fungsi ini.

Arti penting perencanaan terutama yaitu memperlihatkan kejelasan arah bagi setiap kegiatan, sehingga setiap aktivitas sanggup diusahakan dan dilaksanakan seefisien dan seefektif mungkin. 

a)     Manfaat Perencanaan
T. Hani Handoko mengemukakan sembilan manfaat perencanaan bahwa perencanaan:
1)    Membantu administrasi untuk beradaptasi dengan perubahan-perubahan lingkungan;
2)    Membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah-masalah utama;
3)    Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran;
4)    Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat;
5)    Memberikan cara derma perintah untuk beroperasi;
6)    Memudahkan dalam melaksanakan koordinasi di antara banyak sekali pecahan organisasi;
7)    Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih gampang dipahami;
8)    Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti; dan
9)    Menghemat waktu, perjuangan dan dana.

b)     Langkah-langkah Perencanaan
Indriyo Gito Sudarmo dan Agus Mulyono (1996) mengemukakan langkah-langkah pokok dalam perencanaan, yaitu:
1)    Penentuan tujuan dengan memenuhi persyaratan sebagai berikut : (a) memakai kata-kata yang sederhana, (b) mempunyai sifat fleksibel, (c) mempunyai sifat stabilitas, (d) ada dalam perimbangan sumber daya, dan (e) mencakup semua tindakan yang diperlukan.
2)    Pendefinisian adonan situasi secara baik, yang mencakup unsur sumber daya manusia, sumber daya alam, dan sumber daya modal.
3)    Merumuskan aktivitas yang akan dilaksanakan secara terang dan tegas

c)     Tahap Perencanaan
Hal senada dikemukakan pula oleh T. Hani Handoko (1995) bahwa terdapat empat tahap dalam perencanaan, yaitu:
1)    Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan;
2)    Merumuskan keadaan dikala ini;
3)    Mengidentifikasi segala fasilitas dan hambatan;
4)    Mengembangkan planning atau serangkaian aktivitas untuk pencapaian tujuan.

d)    Cakupan Masalah Serta Jangkauan Perencanaan
Pada pecahan lain, Indriyo Gito Sudarmo dan Agus Mulyono (1996) mengemukakan bahwa atas dasar luasnya cakupan dilema serta jangkauan yang terkandung dalam suatu perencanaan, maka perencanaan sanggup dibedakan dalam tiga bentuk, yaitu:
1)    Rencana global yang merupakan penentuan tujuan secara menyeluruh dan jangka panjang,
2)    Rencana strategis merupakan planning yang disusun guna memilih tujuan-tujuan aktivitas atau kiprah yang mempunyai arti strategis dan mempunyai dimensi jangka panjang, dan
3)    Rencana operasional yang merupakan planning kegiatan-kegiatan yang berjangka pendek guna menopang pencapaian tujuan jangka panjang, baik dalam perencanaan global maupun perencanaan strategis.

2.  Pengorganisasian (organizing)
Fungsi administrasi berikutnya yaitu pengorganisasian (organizing). George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa:
Pengorganisasian yaitu tindakan mengusahakan hubungan-hubungan kelakuan yang efektif antara orang-orang, sehingga mereka sanggup bekerja sama secara efisien, dan memperoleh kepuasan pribadi dalam melak-sanakan tugas-tugas tertentu, dalam kondisi lingkungan tertentu guna mencapai tujuan atau sasaran tertentu.

Lousie E. Boone dan David L. Kurtz (1984) mengartikan pengorganisasian : “… as the act of planning and implementing organization structure. It is the process of arranging people and physical resources to carry out plans and acommplishment organizational obtective”.
Dari kedua pendapat di atas, sanggup dipahami bahwa pengorganisasian intinya merupakan upaya untuk melengkapi rencana-rencana yang telah dibentuk dengan susunan organisasi pelaksananya. Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pengorganisasian yaitu bahwa setiap aktivitas harus terang siapa yang mengerjakan, kapan dikerjakan, dan apa targetnya.

a)     Azas Dalam Organisasi
Berkenaan dengan pengorganisasian ini, Hadari Nawawi (1992) mengemukakan beberapa azas dalam organisasi, diantaranya adalah:
1)    Organisasi harus profesional, yaitu dengan pembagian satuan kerja yang sesuai dengan kebutuhan;
2)    Pengelompokan satuan kerja harus menggambarkan pembagian kerja;
3)    Organisasi harus mengatur pelimpahan wewenang dan tanggung jawab;
4)    Organisasi harus mencerminkan rentangan kontrol;
5)    Organisasi harus mengandung kesatuan perintah; dan
6)    Organisasi harus fleksibel dan seimbang.

b)    Azas Dalam Organisasi
Ernest Dale ibarat dikutip oleh T. Hani Handoko mengemukakan tiga langkah dalam proses pengorganisasian, yaitu:
1)    Pemerincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi;
2)    Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang logik sanggup dilaksanakan oleh satu orang; dan
3)    Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan para anggota menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis.

3.  Pelaksanaan (actuating)
Dari seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi administrasi yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berafiliasi dengan aspek-aspek ajaib proses manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan pada aktivitas yang berafiliasi pribadi dengan orang-orang dalam organisasi.
Dalam hal ini, George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan perjuangan menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh sebab para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.
Dari pengertian di atas, pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk mengakibatkan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui banyak sekali pengarahan dan pemotivasian semoga setiap karyawan sanggup melaksanakan aktivitas secara optimal sesuai dengan peran, kiprah dan tanggung jawabnya.
Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pelaksanan (actuating) ini yaitu bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu bila : (1) merasa yakin akan bisa mengerjakan, (2) yakin bahwa pekerjaan tersebut memperlihatkan manfaat bagi dirinya, (3) tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau kiprah lain yang lebih penting, atau mendesak, (4) kiprah tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan dan (5) kekerabatan antar teman dalam organisasi tersebut harmonis.

4.  Pengawasan (controlling)
Pengawasan (controlling) merupakan fungsi administrasi yang tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi. Semua fungsi terdahulu, tidak akan efektif tanpa disertai fungsi pengawasan. Dalam hal ini, Louis E. Boone dan David L. Kurtz (1984) memperlihatkan rumusan wacana pengawasan sebagai : “… the process by which manager determine wether actual operation are consistent with plans”.
Sementara itu, Robert J. Mocker sebagaimana disampaikan oleh T. Hani Handoko (1995) mengemukakan definisi pengawasan yang di dalamnya memuat unsur esensial proses pengawasan, bahwa:
Pengawasan administrasi yaitu suatu perjuangan sistematik untuk memutuskan standar pelaksanaan dengan tujuan–tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan aktivitas faktual dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, memilih dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diharapkan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.

Dengan demikian, pengawasan merupakan suatu aktivitas yang berusaha untuk mengendalikan semoga pelaksanaan sanggup berjalan sesuai dengan planning dan memastikan apakah tujuan organisasi tercapai. Apabila terjadi penyimpangan di mana letak penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan yang diharapkan untuk mengatasinya.

Selanjutnya dikemukakan pula oleh T. Hani Handoko bahwa proses pengawasan mempunyai lima tahapan, yaitu : (a) penetapan standar pelaksanaan; (b) penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan; (c) pengukuran pelaksanaan aktivitas nyata; (d) pembandingan pelaksanaan aktivitas dengan standar dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan; dan (e) pengambilan tindakan koreksi, bila diperlukan.

Fungsi-fungsi administrasi ini berjalan saling berinteraksi dan saling kait mengkait antara satu dengan lainnya, sehingga menghasilkan apa yang disebut dengan proses manajemen. Dengan demikian, proses administrasi gotong royong merupakan proses interaksi antara banyak sekali fungsi manajemen.

Dalam perspektif persekolahan, semoga tujuan pendidikan di sekolah sanggup tercapai secara efektif dan efisien, maka proses administrasi pendidikan mempunyai peranan yang amat vital. Karena bagaimana pun sekolah merupakan suatu sistem yang di dalamnya melibatkan banyak sekali komponen dan sejumlah aktivitas yang perlu dikelola secara baik dan tertib. Sekolah tanpa didukung proses administrasi yang baik, boleh jadi hanya akan menghasilkan kesemrawutan lajunya organisasi, yang pada gilirannya tujuan pendidikan pun tidak akan pernah tercapai secara semestinya.

Dengan demikian, setiap aktivitas pendidikan di sekolah harus mempunyai perencanaan yang terang dan realisitis, pengorganisasian yang efektif dan efisien, pengerahan dan pemotivasian seluruh personil sekolah untuk selalu sanggup meningkatkan kualitas kinerjanya, dan pengawasan secara berkelanjutan.

Bagikan Artikel ini