✔ Administrasi Waktu Dalam Mbs

Manajemen waktu dalam pelaksanaan sebuah kegiatan sangat berperan dalam menyikapi susunan tahapan kegiatan lain.  Pengelolaan waktu yang baik berdampak keteratuan pelaksanaan pada kegiatan lain.  Semakin sedikit waktu yang diperlukan, maka semakin murah biaya yang dikeluarkan.  Manajemen waktu akan teraplikasikan bila dalam memulai pekerjaan perencanaan memakai perencanaan jaringan kerja (network planing).  Dalam perencanaan jaringan kerja akan terlihat kegiatan mana yang perlu didahulukan termasuk usang waktu pengerjaan dan kegiatan mana yang sanggup dikerjakan sehabis kegiatan lain selesai atau kegiatan mana yang bisa dikerjakan secara bersama-sama beserta jumlah hari yang dibutuhkan.  Dengan memakai pendekatan network planning akan terlihat jalur kritis antar pekerja dengan pekerjaan lain, sehingga pekerjaan yang terlalui atau termasuk jalur kritis tersebut perlu menerima perhatian dan upaya khusus dari manajemen.  Waktu termasuk barang yang tidak sanggup diraba dan dilihat, namun sanggup dirasakan perannya.  Kesalahan dalam mengelolanya menjadikan kehilangan waktu yang tidak sanggup dikembalikan lagi.

Artikel Lainnya:

APA ITU MANAJEMEN WAKTU?
Manajemen waktu ialah cara yang sanggup anda lakukan untuk menyeimbangkan waktu anda untuk kegiatan mencar ilmu atau bekerja, bersenang-senang atau bersantai, dan beristirahat secara efektif. Tanpa disadari, setiap dikala anda bersama-sama telah menciptakan beberapa putusan terkait administrasi waktu. Misal, anda tetapkan kapan akan ke kampus, mencar ilmu di rumah, berolah raga, beribadah, mengunjungi perpustakaan, bersantai, berdiskusi dengan teman, berbelanja, dstnya. Semua putusan ini berperan penting di dalam penyusunan taktik administrasi waktu anda.

Jika anda sanggup menyeimbangkan waktu, maka diharapkan hasilnya ialah konsentrasi anda akan meningkat, organisasi waktu anda akan lebih baik, produktifitas akan meningkat, dan terpenting tingkat stress anda akan terkurangi. Dengan menata waktu anda secara lebih baik maka anda akan menemukan keseimbangan antara kapan harus belajar, bekerja, bersantai, dan beristirahat yang akhirnya akan menciptakan hidup anda sedikit lebih muda dan bahagia.

Ketika anda mencicipi bahwa kerap kali anda terlambat ke kampus, lupa ada kelas yang harus anda hadiri, lupa sama sekali bahwa ada pertemuan tertentu yang harus anda ikuti, membuang-buang waktu tanpa hasil yang jelas, mengerjakan kiprah secara terburu-buru lantaran terpepet oleh dead-line, atau sehari menjelang ujian anda merasa panik lantaran merasa belum selesai membaca materi pelajaran, atau tiba-tiba merasa waktu untuk bersantai hilang sehingga menjadi tertekan atau stress, maka itu tanda-tanda bahwa anda membutuhkan administrasi waktu yang baik.

ALASAN MENGAPA MANAJEMEN WAKTU MENJADI PENTING
Mengatur waktu secara rapi dan efektif bukanlah pekerjaan yang gampang apalagi berupaya untuk mentaatinya secara konsisten dan persisten. Sebagai anak muda dan mahasiswa anda niscaya akan mempunyai sekian banyak kegiatan dan tantangan baru, kiprah dan sekaligus tanggung jawab serta prioritas lain yang harus anda lakukan. Semua kegiatan dan tuntutan itu akan selalu bersaing merebut waktu dan perhatian anda. Masa pembiasaan dari masa remaja yang sebelumnya menjalani pendidikan menengah ke masa cukup umur muda yang mulai merintis pendidikan tinggi di perguruan tinggi menciptakan dan menuntut terjadinya perubahan besar di dalam menata administrasi waktu anda. Perubahan besar itu antara lain lantaran beberapa hal berikut ini:

• Meningkatnya kiprah dan tanggung jawab untuk mencar ilmu mandiri;
• Banyaknya acara gres yang harus diikuti, misal olah raga baru, asosiasi mahasiswa dan/atau kelompok mencar ilmu baru, kegiatan kemahasiswaan di dalam atau di luar kampus;
• Teman-teman dan pengalaman baru;
• Tuntutan untuk lebih banyak mengambil putusan berdikari tanpa campur tangan dari orang renta atau keluarga;
• Tempat tinggal dan lingkungan baru;
• Kebutuhan yang lebih besar untuk contohnya melaksanakan hal-hal rutin sehari-hari secara mandiri, misal berbelanja, memasak, mencuci, membersihkan kamar, membayar beberapa tagihan rutin;
• Mungkin pula anda harus bekerja paruh waktu atau mengurus keluarga yang tinggal bersama anda.

BAGAIMANA CARA MEMPERBAIKI MANAJEMEN WAKTU?
Kunci dari administrasi waktu ialah perencanaan (planning)! Tanpa ini, anda tidak akan pernah berhasil menata waktu apalagi meraih hasil optimal. Betapapun enggannya anda lantaran terkesan membosankan, namun menyusun daftar panjang kegiatan ini-itu yang harus dilakukan, menyisihkan waktu sejenak untuk berpikir mana dari daftar itu yang harus dipilih terlebih dahulu untuk dilaksanakan esok hari, lusa, ahad depan atau bulan depan, ialah momen paling kritis bagi anda untuk mengontrol waktu ‘hidup’ anda sendiri.

Berikut ini langkah-langkah untuk membantu anda menyusun atau menata administrasi waktu:

• Buatlah buku jadwal atau kalender atau catatan khusus, baik secara manual ataupun elektronik;
• Tulis semua tanggal, hari, waktu yang berkaitan dengan kegiatan akademik anda. Misal, tanggal ujian tengah dan final semester, tanggal paling final menyerahkan kiprah kelas, tanggal terakhir batas pembayaran uang kuliah, tanggal perwalian akademik dengan dosen wali, tanggal registrasi planning studi, dstnya;
• Tulis semua tanggal, hari, dan waktu untuk kegiatan yang bersifat sosial dan personal. Misal, kapan punya janji untuk konsultasi ke dokter, kapan harus bayar tagihan listrik, tagihan uang sewa kamar, jadwal kompetisi olah raga, jadwal untuk pulang ke rumah orang renta di daerah, atau untuk berkunjung ke sanak famili, dstnya;
• Susun prioritas kegiatan yang terdapat di dalam daftar b dan c di atas, mulai dari yang paling utama sampai paling tidak utama, sehingga menghasilkan sebuah jadwal rutin mingguan. Contoh, anda sanggup menyusun jadwal dengan membagi serangkaian kegiatan anda ke dalam 4 (empat) kelompok yaitu:

1. Aktivitas akademik yang sudah ‘fixed’ (sebagai prioritas paling utama):                Jadwal kuliah kelas
                Jadwal praktikum
                Jadwal ke perpustakaan
                Jadwal tutorial wajib
                Jadwal mencar ilmu berdikari (di luar kelas) harian
2. Aktivitas sosial atau personal yang sudah ‘fixed’ (juga sebagai prioritas paling utama):
                Jadwal rutin makan, minum obat
                Jam tidur
                Waktu berolah raga
                Jadwal beribadah, perjalanan ‘mudik’
                Merawat binatang peliharaan
3. Aktivitas akademik pendukung (sebagai prioritas tetapi peringkat di bawah paling utama):
                Jadwal diskusi kelompok untuk menciptakan kiprah kelas
                Jadwal mentoring (tentatif alias tidak diwajibkan oleh fakultas)
4. Aktivitas sosial atau personal pendukung (penting tetapi bukan prioritas utama):
                Jadwal berkunjung ke sanak famili dan teman
                Jadwal berbelanja materi makanan, mencuci pakaian, membersihkan kamar
                Nonton pertunjukan konser musik, teater, kompetisi olah raga
                Jadwal ke museum, pertemuan cowok di lingkungan tempat tinggal
                Jadwal rapat dalam organisasi kemahasiswaan
                Jadwal untuk berkomunikasi rutin dengan orang renta yang tidak tinggal serumah dengan anda
5. Pastikan jadwal rutin mingguan anda itu terdiri dari perpaduan yang seimbang di antara komponen/kelompok di atas. Di titik inilah anda jarus mencar ilmu bijak untuk secara hati-hati tapi bersungguh-sungguh menentukan mana yang menjadi prioritas pertama, kedua, dan seterusnya. Ingat, bahwa bagaimanapun anda sedang menjalani pendidikan tinggi sehingga sudah layak dan sewajarnya bila anda meletakkan acara nomor 1 di atas di tempat tertinggi. Di sinilah makna penting dari keseimbangan, maksudnya anda harus mencar ilmu menyusun jadwal yang isinya seimbang di antara keempat kelompok di atas. Perlu diketahui bahwa tujuan penyusunan jadwal rutin mingguan tersebut bukanlah supaya semua acara itu terlaksana, melainkan lebih pada memastikan bahwa hal-hal yang butuh untuk dikerjakan pada akhirnya memang benar anda lakukan.

Pastikan bahwa anda mematuhi jadwal rutin mingguan yang anda susun. Misal, hadir di kelas pada semua perkuliahan, kerjakan kiprah dan mencar ilmu berdikari yang telah terjadwal, hindari kebiasaan menunda pekerjaan (procrastination).

PEDOMAN MENYUSUN MANAJEMEN WAKTU
Berikut ini beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh anda sebagai pedoman untuk menyusun administrasi waktu yang baik (selain kelima langkah dalam bab 3 di atas):

1. Cukupkan waktu tidur antara 6 - 8 jam/per hari;
2. Upayakan jadwal acara anda berlangsung antara pukul 06.00 - 22.00 WIB;
3. Tiap ahad jadwal anda berisi 4 kelompok acara dalam uraian nomor 3 di atas;
4. Jadwalkan bahwa waktu mencar ilmu berdikari anda minimal 20 jam/per ahad (di luar waktu kuliah di kelas);
5. Rencanakan waktu mencar ilmu berdikari maksimum 10 jam/per hari;
6. Rencanakan waktu mencar ilmu berdikari untuk setiap subyek atau topik maksimum 5 jam/per hari;
7. Selang-seling topik mencar ilmu berdikari secara teratur bila anda contohnya tetapkan bahwa dari jam 07.00 sampai 13.00 ialah waktu mencar ilmu berdikari (maksudnya anda tidak menghabiskan waktu 6 jam hanya untuk mencar ilmu satu topik);
8. Ketahui diri anda apakah sebagai ‘morning person’, ‘night owl person’, atau ‘late afternoon person’ untuk memastikan bahwa jadwal tersebut sesuai dengan irama kerja dan ‘jam biologis’ anda;
9. Luangkan waktu untuk istirahat sejenak ditengah waktu mencar ilmu (misal, istirahat tidak lebih 10 menit dari setiap jam);
10. Latih dan biasakan diri anda untuk mengerjakan sesuatu cukup sekali, alias hindari kebiasaan untuk mengulang-ulang. Misal, membaca teks ihwal suatu topic sedapat mungkin cukup 1 kali tetapi dengan memastikan anda paham dan ingat apa isinya. Hindari mitos bahwa untuk sanggup memahami isi sebuah bacaan, anda harus membacanya 2-3 kali.
11. Belajar untuk focus atau konsentrasi, tanpa jeda untuk waktu minimal 15-20 menit; kemudian ditingkatkan menjadi focus selama 30-50 menit tanpa jeda. Hal ini diharapkan sekali terutama untuk membantu anda mendengarkan dosen menjelaskan di kelas, mencatat, membaca, dan menulis. Ingat, membaca dan menulis akademik membutuhkan waktu lebih panjang disbanding anda menulis surat biasa, membaca majalah, komik, atau apalagi menulis email, pesan elektronik, twitter atau sejenisnya.
12. Kadang kala perlu untuk menyusun jadwal mingguan di mana 1 hari di antaranya higienis dari tugas-tugas akademik;
13. Biasakan untuk melaksanakan hal-hal kecil dan ‘remeh atau ringan’ di sela-sela waktu istirahat atau ketika anda sedang menunggu sesuatu. Misal, merespon pesan elektronik sanggup dilakukan hanya ketika anda istirahat atau ketika anda menunggu untuk bertemu dokter, dosen, mengantri di loket, atau ketika sedang di dalam angkot (tapi, awas dengan telepon seluler anda lantaran melaksanakan ini di dalam angkot juga potensial mengundang orang jahat untuk mengganggu anda);
14. Belajar dan biasakan diri untuk berani menolak undangan atau menyampaikan ‘tidak’ pada teman, sahabat, sanak famili ketika mereka mengundang atau mengajak melaksanakan satu kegiatan tertentu yang sanggup mengacaukan administrasi waktu anda. Demikian pula untuk menolak keluar rumah menjelang hari ujian; atau undangan untuk melaksanakan beberapa komitmen secara bersamaan;
15. Mintalah teman, sahabat, dan sanak famili untuk menghormati administrasi waktu anda juga serta buatlah mereka paham bahwa mereka tidak bisa setiap dikala mengganggu anda atau meminta berkomunikasi dengan anda setiap dikala semau mereka ketika anda sedang belajar;
16. Isolasikan diri anda sendiri supaya sanggup berkonsentrasi atau fokus mencar ilmu (membaca atau menulis), dengan misalnya: menutup pintu kamar, mematikan perangkat audio visual, mematikan telepon seluler, berhenti merespon email atau pesan elektronik, twitter, facebook atau sejenisnya;
17. Bersikap realistik dan cukup fleksibel, jangan kaku. Menyusun jadwal yang amat ketat dan memaksa untuk mematuhinya secara kaku justru sanggup menciptakan anda pada akhirnya menjadi jenuh, dan kehilangan gairah (passionate) mencar ilmu sehingga menjadi kontra produktif. Perhatikan pula bahwa kecepatan anda dalam mencar ilmu dan mengelola administrasi waktu mencar ilmu sanggup berubah seiring dengan pertambahan semester. Misal, pada 1-2 semester pertama di dingklik perguruan tinggi anda mungkin mencicipi amat sulit menyusun administrasi waktu dan berat sekali tuntutan yang harus anda penuhi; tetapi pada semester 3 dan seterusnya anda mungkin akan merasa sedikit lebih longgar, dinamis, dan lebih fleksibel. Hal ini terjadi lantaran anda sudah terbiasa, mengenal lingkungan lebih baik, mengenali kebiasaan diri sendiri, dan juga anda bertambah dewasa.

BAGAIMANA MENGHINDAR MENJADI PROCRASTINATOR?
Procrastinator ialah orang yang amat suka menunda pekerjaan sampai jelang hari atau menit final dari batas waktu. Tindakan menunda pekerjaan sampai jelang dead-line disebut procrastination. Jika hal ini dibiarkan berlangsung terus menerus terperinci akan menjadi kebiasaan mencar ilmu yang buruk. Bahkan, kebiasaan ini akan terus membudaya di dikala anda sudah bekerja sebagai profesional atau pengemban profesi yang karenanya ialah kinerja anda tidak akan optimal, stress berat, berdampak jelek pada kesehatan fisik sampai kegagalan. Oleh lantaran itu, biasakan diri anda untuk tidak menjadi procrastinator. Bagaimana caranya? Beberapa petunjuk berikut ini mungkin sanggup anda lakukan:

1. Biasakan mencar ilmu atau bekerja menurut jadwal alasannya ialah dengan cara ini anda akan menyadari berapa banyak acara dalam sehari yang bisa anda lakukan sesuai kemampuan dan akhirnya anda akan mengetahui bahwa menunda belajar/pekerjaan pada akhirnya tidak akan membantu anda sama sekali.
2. Jika anda memulai mengerjakan suatu kiprah besar seketika pada dikala anda merasa siap atau berada di bawah tekanan harus selesai lantaran esok ialah tenggat waktu penyelesaian, maka memang mungkin anda akan berhasil, tapi ingat tidak selalu akan berhasil.
3. Jadi, mulailah dari hal kecil semenjak awal. Cobalah untuk mengurai atau menjabarkan satu kiprah besar menjadi beberapa tahap atau bab kecil yang memungkinkan anda untuk segera mengerjakannya sedini mungkin. Dengan mengerjakan kiprah besar itu bab demi bab semenjak awal akan menyadarkan anda seberapa besar bersama-sama kiprah itu dan membutuhkan berapa usang waktu untuk menyelesaikannya. Pada akhirnya, ketika jelang tenggat waktu anda menyelesaikannya, maka anda tidak akan merasa terlalu terbebani. Misal, ada ditugasi menciptakan suatu makalah dengan topik dan tema tertentu yang harus selesai dalam waktu 30 hari. Jika anda menunda mengerjakannya sampai jelang 1 ahad bahkan 2 hari sebelum tenggat waktu habis, anda sama saja dengan bunuh diri! Jika anda berpikir bahwa menulis esai berupa makalah ilmiah itu gampang lantaran tokh ditulis dalam Bahasa Indonesia, isinya bisa ‘ngarang saja’, bahkan tinggal ‘copy and paste’, maka anda tidak pantas menjadi mahasiswa apalagi kaum intelektual dan profesional. Oleh alasannya ialah itu, mulailah dengan mengerjakan hal-hal kecil terlebih dahulu pada hari 1-4 kiprah itu diberikan dengan contohnya menciptakan (a) mind mapping ihwal topik dari kiprah itu (b) menentukan tema atau argumentasi utama anda untuk makalah itu (c) mengumpulkan materi pustaka (d) menyeleksi dan mencatat judul-judul materi pustaka yang nantinya akan menjadi daftar pustaka dalam makalah anda. Lalu pada hari 5 - 10 anda mulai membaca kritis dan menciptakan catatan terhadap hasil bacaan itu; pada hari 11 - 12 anda harus mulai menyusun sistematika penulisan makalah; pada hari 13 - 18 anda harus mulai menulis dan menuntaskan draf pertama, hari 19 - 21 merevisi kembali draf pertama untuk menyidik dan melaksanakan perbaikan, penambahan atau pengurangan bagian-bagian tertentu terutama problem tata bahasa, pemilihan kata, kekuatan argumentasi, kelengkapan data, konsistensi dengan tema awal, dsbnya; kemudian hari 22 - 25 anda harus menuntaskan draf kedua, kemudian hari 26 - 28 anda revisi dan periksa kembali untuk memastikan bahwa makalah anda benar sesuai dengan sistematika penulisan esai mulai dari pengantar sampai simpulan, ketepatan pencantuman tumpuan berupa catatan kaki dan daftar pustaka, tidak ada kesalahan ketik, pencantuman halaman-nama-nomor mahasiswa anda-nama dosen-kelas, kemudian tulis hasilnya untuk menjadi draf ke tiga atau final; hari 29 anda cetak dan/atau jilid dan periksa kerapian dan detil lainnya, kemudian serahkan atau kirim lewat email ke dosen kelas. Jadi, bayangkan pekerjaan sebesar dan sepanjang itu mustahil akan anda kerjakan hanya dalam waktu 1 ahad apalagi 2 hari jelang batas waktu berakhir!
4. Bekerjalah tanpa mengundang kemungkinan ada gangguan, misal matikan pemutar musik, video, telepon seluler, koneksi internet dan sejenisnya yang jelas-jelas sanggup mengganggu kosentrasi anda. Jika anda orang yang tergantung pada musik untuk membantu konsentrasi anda, maka lakukan sebaliknya yakni putar perangkat audio anda.
5. Untuk mengurangi kebosanan, modifikasi sedikit topik mencar ilmu anda pada hari itu, misal dengan diselingi baca surat kabar, baca komik, coret coret menggambar suatu obyek, bertanam, memberi makan ikan di kolan/akuarium atau bermain dengan binatang peliharaan anda ibarat anjing atau kucing, dsbnya. Hal penting ialah anda ingat bahwa jangan terlena mengerjakan hal-hal ini sehingga lupa topik utama hari itu.

Bagikan Artikel ini